Postupak kontrolisanja

(1) Obim kontrolisanja

(2) Podaci o Kontrolnom telu

(3) Uslovi pod kojima Kontrolno telo pruža usluge kontrolisanja

(4) Podnošenje zahteva za kontrolisanje

(5) Ugovaranje kontrolisanja

(6) Dostavljanje uzoraka/predmeta kontrolisanja

(7) Dokumenta o izvršenom kontrolisanju

(8) Rešavanje žalbi i prigovora korisnika

(9) Prikupljanje povratnih informacija od klijenata

(1) Obim kontrolisanja

KONTROLNO TELO Instituta za nuklearne nauke "Vinča", na osnovu zahteva upućenog ATS-u za smanjenje obima akreditacije i, u vezi s tim, Odlike Akreditacionog tela Srbije (broj 376/2019 od 15.07.2019. godine), obavlja kontrolisanja predmeta koji pripadaju sledećim oblastima: 

• Motorna i priključna vozila za transport opasnih roba (ADR/RID),
• Pokretna oprema pod pritiskom (ADR/RID),
• Ambalaža, IBC ambalaža (ADR/RID).

Spisak predmeta kontrolisanja dat je u detaljnom Obimu akreditacije, sa navođenjem svih referentnih dokumenata prema kojima se vrši ocenjivanje usaglašenosti.

(2) Podaci o Kontrolnom telu

Kontrolno telo poslove kontrolisanja obavlja u svojoj organizacionoj jedinici Centar za motore i vozila.

(3) Uslovi pod kojima Kontrolno telo pruža usluge kontrolisanja

U skladu sa tačkom 5.1.5 standarda SRPS ISO/IEC 17020:2012, Kontrolno telo Instituta VINČA dokumentuje Uslove  pod kojima pruža usluge kontrolisanja, koji, pored ostalog, obuhvataju: obim kontrolisanja, rokove realizacije, cenu, odgovornost za menadžment informacijama i čuvanje poslovne tajne, pravo na prigovor i žalbu, spisak dokumenata koji se dostavljaju uz predmete/uzorke kontrolisanja, dokumenta o kontrolisanju koja izdaje kontrolno telo, vlasništvo i mere zaštite na radu.

(4) Podnošenje zahteva za kontrolisanje

Na osnovu zahteva korisnika za kontrolisanje, podnetog u slobodnoj formi, kontrolor ili tehnički rukovodilac za predmetnu oblast popunjavaju Zahtev za kontrolisanje koji je objedinjen sa Radnim nalogom za kontrolisanje u kome se navode podaci o: podnosiocu zahteva, predmetu i vrsti kontrolisanja, pripremljenosti predmeta i slično.

Nakon toga, Tehnički rukovodilac u saradnji sa kontrolorom ili odgovornim kontrolorom vrši preispitivanje zahteva korisnika i donosi ocenu:

• da su zahtevi, uključujući metode dobro definisani i jasni,
• da je KT kompetentno da realizuje postavljeni zahtev i
• da KT raspolaže resursima za realizaciju zahteva korisnika.

Kada je predmet kontrolisanja saobraznost vozila, pri čemu korisnik zahtev za kontrolisanje podnosi preko Agencije za bezbednost saobraćaja, koja izdaje i nalog Centru za motore i vozila - Kontrolnom telu za sprovođenje predmetnog kontrolisanja, onda u takvim slučajevima, se ne formira Zahtev za kontrolisanje niti Radni nalog za kontrolisanje.

Pregovore sa korisnikom i definisanje specifikacija za kontrolisanje obavlja Tehnički rukovodilac. U ovoj fazi pregovaranja, korisnik se upoznaje sa uslugom kontrolisanja i sadržajem Izjave direktora o poverljivosti, koju izdaje direktor Instituta, o postupanju Kontrolnog tela sa poverljivim informacijama koje se dobiju u procesu kontrolisanja.

(5) Ugovaranje kontrolisanja

Nakon preispitivanja zahteva, Tehnički rukovodilac izrađuje predkalkulaciju troškova za kontrolisanje, formira predlog Ponude za kontrolisanje.

Za sve zahteve za kontrolisanje dobijene posredstvom Agencije za bezbednost saobraćaja, Tehnički rukovodilac ne formira Ponudu za kontrolisanje, jer su to standardni i stalni poslovi koji su prethodno definisani i utvrđeni cenovnikom Agencije za bezbednost saobraćaja.

Za poslove kontrolisanja koji traju vremenski kraće ili se završavaju istog dana, za rutinske i jednostavnije poslove, ne formira se ponuda, već se primenjuje Cenovnik usluga Kontrolnog tela, koji je javno dostupan na web stranici Kontrolnog tela, pri čemu se klijentu izdaje odgovarajuća faktura i upućuje na plaćanje.

Za složenija kontrolisanja, i/ili po zahtevu korisnika, Tehnički rukovodilac definiše elemente Ugovora o kontrolisanju na osnovu  usvojene ponude od strane korisnika i posebnih zahteva.

U slučaju bilo kakvog odstupanja od ugovorenog posla, korisnik se obaveštava o tome. U slučaju izmene u ugovorenom poslu nakon započetog posla, vrši se ponovno preispitivanje i osoblje uključeno u posao se obaveštava o izmenama.

(6) Dostavljanje uzoraka/predmeta kontrolisanja

Uzorke/predmete kontrolisanja prima kontrolor odgovarajuće oblasti kontrolisanja.

Podaci o prijemu unose se u Zapisnik o prijemu/vraćanju uzorka/predmeta kontrolisanja koji potpisuje, po mogućnosti i korisnik. U slučaju neusaglašenosti uzorka za kontrolisanje, kontrolor izveštava nadležnog Tehničkog rukovodioca koji dogovara sa korisnikom postupak za otklanjanje neusaglašenosti.

Uzorke za kontrolisanje koji kvalitativno i kvantitativno odgovaraju prijemnim uslovima, kontrolor smešta u predviđeni prostor i označava brojem Radnog naloga za kontrolisanje.

Svi uzorci, bez obzira u kojoj se fazi prijema/kontrolisanja nalaze, moraju biti zaštićeni od oštećenja ili uništenja. Kontrolor je odgovoran za ispravno skladištenje i rukovanje uzorcima. Za sve neusaglašenosti izveštava nadležnog Tehničkog rukovodioca radi odluke o daljem postupanju sa uzorkom i/ili preduzimanja korektivnih mera. Oštećenja uzorka i degradacije kvaliteta uzorka upisuju se u Radni nalog za kontrolisanje.

Predmete kontrolisanja koji pripadaju oblasti vozila, čije se kontrolisanje ne završava istog dana prijem vrši kontrolor popunjavanjem Zapisnik o prijemu/vraćanju uzorka/predmeta kontrolisanja u dva primerka. Zapisnik o prijemu/predaji predmeta kontrolisanja potpisuju korisnik kontrolisanja i kontrolor koji je primio predmet kontrolisanja. Jedan primerak zapisnika se predaje korisniku. Ako se proces kontrolisanja završava istoga dana, onda se navedeni zapisnik ne formira.

(7) Dokumenta o izvršenom kontrolisanju

Po uspešno završenom kontrolisanju, u zavisnosti od vrste premeta kontrolisanja, Kontrolno telo izdaje sledeće isprave:

• Sertifikat o odobrenju za vozilo za transport određene opasne robe, QZ.4.VIN.20,
• Sertifikat o prvom kontrolisanju, periodičnom kontrolisanju, međukontrolisanju i vanrednoj proveri trajno pričvršćenih  cisterni  (vozila  cisterni), demontažnih  cisterni, železničkih vagon-cisterni, prenosivih cisterni i kontejner-cisterni, QZ.4.VIN.21,
• Sertifikat o prvom kontrolisanju, periodičnom kontrolisanju, međukontrolisanju i vanrednoj proveri baterijskog vozila i kontejnera za gas sa više elemenata (MEGC), QZ.4.VIN.22,
• Izveštaj o kontrolisanju ambalaže, (ADR/RID), QZ.4.VIN.18,
• Izveštaj o kontrolisanju cisterne za transport opasne robe radi odobrenja tipa, QZ.4.VIN.47.

Sertifikat o kontrolisanju predstavlja skraćeni Izveštaj o kontrolisanju, koji je osnov za njegovo izdavanje. Izdavanje Sertifikata o kontrolisanju nije moguće ukoliko se u Izveštaju o kontrolisanju utvrde neusaglašenosti predmeta kontrolisanja. 

Sva izdata dokumenta o izvršenom kontrolisanju evidentiraju se u Registru izdatih isprava o kontrolisanju i čuvaju u registratoru predmeta kontrolisanja kod Tehničkog rukovodioca.

Na isti način se vodi evidencija predmeta koji nisu zadovoljili kontrolisanja kroz Registar predmeta koji nisu zadovoljili kontrolisanje i čuvaju u registratoru predmeta kontrolisanja kod Tehničkog rukovodioca. 

U slučaju da se nakon izdavanja Izveštaja o kontrolisanju ili Sertifikata o kontrolisanju utvrde greške (bilo od strane Kontrolnog tela ili podnosioca zahteva), pristupa se njihovoj ispravci ili dopuni.

Ispravke ili dopune izdatih izveštaja o kontrolisanju, odnosno sertifikata o kontrolisanju se potpisuju i overavaju na isti način kao i prvobitni izveštaji odnosno sertifikati. Sve izmene i dopune ovih dokumenata se izdaju kao potpuno novi dokumenti sa novom identifikacijom, ali sa jasno uspostavljenom vezom sa dokumentom na koji se izmena odnosno dopuna odnosi.

(8) Rešavanje žalbi i prigovora korisnika

Kontrolno telo u skladu sa procedurom Rešavanje prigovora i žalbi :

• čuva sve zapise o žalbama, prigovorima i osporavanjima korisnika,
• preduzima odgovarajuće mere za rešavanje žalbi i prigovora korisnika, i
• dokumentuje preduzete aktivnosti i njihovu efikasnost.

Sve prigovore, žalbe i osporavanja korisnika na sprovedena kontrolisanja prima i evidentira Rukovodilac za kvalitet. Rukovodilac za kvalitet nastoji da prigovori i žalbe korisnika budu u pisanom obliku i upućuje korisnika da popuni obrazac Zapisnik o prigovoru korisnika.

Prigovore, žalbe i osporavanja na rezultate kontrolisanja razmatra i donosi odluku Komisija za žalbe koja se sastoji od tri člana sa liste osoblja za kontrolisanje, koji nisu učestvovali u predmetnom kontrolisanju. Sastav Komisije za žalbe predlaže Tehnički rukovodioc. Rešenje o imenovanju Komisije za žalbe donosi direktor Instituta “VINČA”. 

Nakon donete odluke o prigovoru/žalbi, Tehnički rukovodilac poziva korisnika sprovedenog kontrolisanja i obaveštava ga sa verifikovanim rešenjem prigovora i nastoji da sa njim dogovori rešenje prigovora/žalbe, što se evidentira u Zapisniku o prigovoru korisnika.

(9) Prikupljanje povratnih informacija od klijenata

Na kraju kalendarske godine Rukovodilac za kvalitet šalje elektronski Anketne upitnike, klijentima radi dobijanja povratnih informacija, o uslugama koje pruža Kontrolno telo, u funkciji njihovog poboljšanja. Nezavisno od toga, korisnici usluga su u mogućnosti da svoje mišljenje, predloge ili primedbe na rad dostave Kontrolnom telu u svakom trenutku.

O svim značajnim informacijama dobijenim od klijenta, koje mogu doprineti poboljšanjima sistema menadžmenta Kontrolnog tela obaveštava se rukovodstvo, radi utvrđivanja potreba za preduzimanjem korektivnih/preventivnih mera. Rezultate obrade anketa Rukovodilac za kvalitet prezentuje prilikom preispitivanja sistema menadžmenta od strane rukovodstva.